池州学院公文处理暂行办法

（院办字〔2008〕24号）

第一章 总 则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》、国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》、省政府办公厅《关于进一步规范公文处理工作有关问题的通知》（皖政办秘〔2007〕7号）和省教育厅《关于进一步规范公文处理工作有关问题的通知》（教秘〔2007〕103号）精神，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 学校公文是我校在党政管理、教学和科研管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法办学和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全、保密。

第五条 学校各部门、各单位应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。

第六条 办公室（党委办公室、校长办公室）是学校公文处理的管理部门，主管并指导全校公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 我校公文种类主要有：

（一）决定：适用于对重要事项或重大行动的确定性安排，奖惩有关部门、单位及人员，变更或者撤销下级部门和单位不适当的决定事项。

（二）通告：适用于公布学校各有关方面应当遵守或周知的事项。

（三）通知：适用于发布规章；批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关（部门）的公文；传达要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘任干部。

学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别以“规定”、“办法”、“细则”等名称。不得使用法律规定只适用于特定国家机关的文件名称。“规定”、“办法”、“细则”等一般用“通知”印发。

（四）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流情况。

（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复：适用于答复下级部门的请示事项。

（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函：适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等。

（十）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 我校公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

（一）发文机关标识：应当使用发文部门全称或者规范化简称；联合行文，主办部门排列在前。校内各部门发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。字号大小以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

（二）发文字号：包括部门代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门发文字号。以党委名义发文字号的统一格式为“党字〔年份〕×号”，以学校名义发文字号的统一格式为“院字〔年份〕×号”或“院函字〔年份〕×号”；党政各部门、各部门的发文字号一般由“代字+〔年份〕+序号”组成。

发文标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（三）上行文：应当注明签发人姓名，也可视情况注明会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（四）公文标题：一个完整的公文标题应包括发文机关、事由、文种三要素，一般可省略发文机关。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称、统称。向上请示、报告的公文，一般只有一个主送机关，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他机关，可用抄报、抄送形式。

（六）正文：是公文的主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。

（七）附件：是正文的补充说明，或有关参考资料。附件的名称和件数标注在正文之后、发文部门之前。附件应与主件一起装订发送。

（八）成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。

（九）印章：联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。

（十）附注：需要说明的其他事项，应当加括号标注。

（十一）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。

（十二）文字：从左至右横写、横排，正文使用3号仿宋体，主标题使用2号宋体，副标题使用3号楷体。

（十三）公文用纸：一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章 行文规则

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条 学校内设机构除办公室（党委办公室、院长办公室）外不得对外正式行文。

第十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，并请相关部门主要负责人会签；部门之间对有关问题未能协商一致，不得擅自行文。

第十二条 请示和报告要分开；“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”中不得带请示问题。

第十三条 学校各部门上报的公文，应送办公室按规定程序统一处理。除特殊情况外，不得直接报送校领导阅批。

第五章 发文办理

第十四条 发文办理指公文的制发过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。

第十五条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的管理办法和规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，语法规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送部门的行文关系确定。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“ （1）”。

（五）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯的数字。

第十六条 公文送校领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。各部门不得将未经办公室审核的公文直接送校领导签发；未经办公室审核的公文，一般不予签发或加盖印章。

第十七条 以党委和学校名义拟制的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发。各部门的公文由部门负责人签发。

第十八条学校各类公文原稿首页须使用“池州学院发文标签”，并填写清楚有关事项。

第十九条 公文分发由主办部门归口负责。

第六章 收文办理

第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

第二十一条 对于学校各部门、各单位的请示、报告等需要办理的公文，办公室应当进行审核。对符合本办法规定的公文，应及时提出拟办意见送校领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。

第二十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。

第二十三条收到上级机关下发或交办的公文，办公室应提出拟办意见，送校领导批示后办理。

第二十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调解决。

第七章 公文归档

第二十五条公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学校的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合存档要求。修改和签批公文一律用蓝黑芯中性水笔，或碳素、蓝黑墨水钢笔，或毛笔书写。

第八章 公文管理

第二十八条公文由办公室专职人员统一审核、用印、归档和销毁。

第二十九条各部门、各单位应当明确分管文秘工作的领导并建立健全公文处理的有关制度。

第三十条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第三十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第三十二条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十三条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第三十四条 本办法与上级有关规定不一致的，以上级规定为准。

第三十五条 本办法由学校办公室负责解释，自公布之日起施行。