一、本院各部门利用档案,须经有关部门负责人批准,利用人员要讲清查档目的、范围和要求,履行登记手续后方可查阅。
二、查阅保密档案,须经院办公室主任审批。
三、非本院人员需查阅我院档案材料,必须持有合法证明,经院办公室主任批准,并酌情收取档案保护费。非本院人员查阅档案材料,一律不得借出。
四、利用档案原则上只限在档案调阅室查阅,不得借出。档案利用者借出档案,须经档案工作人员同意,认真填写借阅登记表,时间一般不得超过一周,延长借阅时间时,需另行办理续借手续。
五、档案利用者必须遵守《保密守则》,要对档案的保密、安全、完整负责,不得翻阅、查阅与本单位无关或涉及本人的档案材料。
六、档案利用者应爱护档案,不得损毁、丢失、转借、涂改、出卖、调换、加注标记或带至公共场所;不得泄露涉密档案的内容。违者按《档案法实施办法》、《安徽省档案条例》相关规定,追究责任。
七、未经档案馆人员同意,不得擅自摘抄、复制、拍摄或公布档案内容。确需复制、摘抄档案,须经院办公室主任同意,并由档案馆人员负责核对准确,加盖公章后,方为有效。
八、重要和珍贵档案一般不提供原件、由档案馆提供复制件。
九、档案利用者利用完毕,要如实填写档案利用效果登记表。
十、归还档案时,档案馆人员应当面验收,核查无误,办理注销手续。