第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 本细则所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强对档案工作的领导和管理，将其纳入学校整体发展规划和年度工作计划，从人、财、物等方面保证档案工作开展的需要。

第四条 学校档案工作接受省档案局和省教育厅的业务指导、监督和检查。

第五条 学校档案实行集中统一管理和特殊档案分散管理相结合的管理制度，既维护档案完整与安全，又便于开发利用。

第二章 档案机构、人员及其职责

第六条 学校档案工作由校长领导，办公室主任负责，办公室副主任具体分管。学校成立由校长任组长的档案工作领导组，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需设备和经费；

（四）研究决定学校档案工作中的奖惩和其他重大问题。

第七条学校办公室下设档案馆，具体负责学校档案工作，对全校档案事业实行统筹规划、组织协调、监督指导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条学校各处级单位为文件材料归档单位，单位主要负责人分管本单位的档案工作，并设兼职档案员1-2名。各单位应当保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，督促其将本单位应当归档的文件材料按时移交学校档案馆。

第九条 专职档案工作人员列入学校事业编制。编制人数按照国家和省相关标准确定。

第十条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列大专及以上学历。

第十一条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校相应待遇。

第十二条  对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，学校应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第十三条  对档案人员中的涉密人员，学校应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准，并根据学校实际，参照相关标准予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 学校建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。学校对科研成果、产品规划与试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、验收时，必须有档案馆工作人员参加。有关业务主管单位会同档案馆对应当归档的文件材料加以审查，签署意见；没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，财务部门不予报销。

第十五条学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他刊物及校报的审稿单、原稿、样书样报正式出版物及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》（财会字〔1999〕691号）执行。

第十六条  学校实行教学单位和职能部门立卷制度。全校各处级单位均系立卷单位，由各单位统一立卷。

各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十七条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。

第十八条 学校档案材料的归档时间与要求为：

（一）各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年九月底前归档。

（三）科研、基建等部门，应在项目完成并验收后两个月内归档。

（四）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满后的次年六月底前归档。

（五）仪器设备类材料应当在完成验收后的两个月内归档。

（六）声像材料包括光盘、照片、录音（像）带。归档时照片必须有文字说明，无底片的重要照片，应进行翻拍复制；录音（像）带也必须附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；归档时间为材料形成的当月底前。

（七）各立卷单位形成的实物材料（包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品，学校对外交流中的受赠纪念品，以及有收藏价值的教学科研设备、设施以及其他有保存价值的实物等）应即时送交学校档案馆统一归档保存。

第十九条 学校各处级单位在教学、科研和管理等活动中形成的文件材料属于归档范围的，应定期向学校档案馆移交（特殊档案分散管理的需移交归档目录和清单）。任何单位或个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。

第二十条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经鉴定、登记造册并报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。遵循档案分类规则，按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，编制学校档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门归档的原则，由文书部门或业务部门进行分类、编目和编号。

第二十二条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 在国家需要时，档案馆应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十四条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。

第二十五条 学校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交校档案馆保存，学校应给予适当奖励。

档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资收集归档保存。

第二十六条 学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由档案馆集中管理。

第二十七条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，档案馆应当按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向办公室主任和校长报告，并根据指示，启动学校档案工作应急预案，及时处理。

档案馆应当建立健全有关规章制度，加强档案库房的技术管理工作，并明确专人负责。

档案馆工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。

档案库房要明确责任安全管理，库房环境和设施要达到要求，做好“八防”（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）；未经批准，非档案馆人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案馆；涉密档案未经校领导批准不得查阅。

第二十八条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十九条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用档案馆已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校办公室主任批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密委员会批准。

第三十二条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校办公室主任批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条 档案馆开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十五条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十六条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十七条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。创造条件在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十八条 学校应当将档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十九条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。设立专门库房存放涉密档案。配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施，存放声像、电子等特殊载体档案。

档案库房要自成体系，留有存储空间，应满足今后二十年学校档案保管的需要。

第四十条学校应当为档案馆及各单位配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第四十一条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十二条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。